Aliran Informasi dalam Organisasi

Aliran Informasi dalam Organisasi


Oleh : Dra. Hj. Dewi Widowati

BILA kita berbicara tentang komunikasi dalam organisasi, mau tidak mau pastilah kita akan membahas tentang bagaimana informasi mengalir dalam suatu organisasi. Salah satunya tantangan besar dalam komunikasi organisasi adalah bagaimana menyampaikan informasi ke seluruh bagian tersebut diterima oleh seluruh bagian dari organisasi. Pendek kata, yang dibahas adalah bagaimana informasi bisa diciptakan, ditampilkan, dan diintepretasikan oleh anggota-anggot dalam suatu organisasi.
Wayne Pace dan Don Faules, menyatakan, pada dasarnya secara harfiah, informasi itu tidak mengalir, tidak bergerak, yang sesungguhnya terjadi adalah penyampaian suatu pesan, interpretasi pesan tersebut dan didistribusikan ke seluruh organisasi.
Inormasi mengalir melalui suatu proses. Mengapa hal ini dipermasalahkan? Karena proses aliran informasi adalah proses yang rumit, sebab apa yang dikemukakan dalam struktur dapat saja bukan yang sebenarnya terjadi dalam organisasi.
Menurut Wayne Pace dan Don Faules dalam buku “Komunikasi Organisasi”, bahwa arah aliran informasi formal ada empat macam, yaitu :
- Komunikasi ke bawah, yaitu informasi yang berpindah secara formal dari seseorang yang otoritasnya lebih tinggi kepada orang lain yang otoritasnya lebih rendah.
- Komunikasi ke atas, adalah informasi yang bergerak dari suatu jabatan yang otoritasnya lebih rendah kepada orang yang otoritasnya lebih tinggi.
- Komunikasi horisontal, yaitu informasi yang bergerak di antara orang-orang dan jabatan-jabatan yang sama tingkat otoritasnya.
- Komunikasi lintas saluran, adalah informasi yang bergerak di antara orang-orang dan jabatan-jabatan yang tidak menjadi atasan ataupun bawahan satu dengan yang lainnya. Mereka menempati bagian fungsional yang berbeda.

Selain empat macam aliran informasi tadi, ada juga aliran informasi yang mengalir secara informal. Ini biasa disebut “selentingan” (grapevine). Aliran informasi ini bisa terjadi pada tiap-tiap bentuk dari empat arah aliran informasi formal tadi. Selentingan tidak berada dalam struktur tetapi apabila dibiarkan berlarut-larut dapat menggoyahkan struktur. Ini karena informasi dalam selentingan biasanya cermat tapi tidak lengkap, jadi bisa menimbulkan prasangka negatif.
Dalam istilah komunikasi selentingan digambarkan sebagai metode penyampaian laporan rahasia dari orang ke orang yang tidak dapat diperoleh melalui saluran biasa (formal). Jadi, di sini ada faktor kedekatan (afinitas) dari orang-orang yang terlibat selentingan. Bisa saja orang-orang yang terlibat di sini adalah orang-orang yang berbeda bagian, divisi, atau departemen tetapi mereka punya ikatan yang erat satu sama lain.
Di beberapa negara maju, kadang-kadang selentingan ini dijadikan tolak ukur untuk mengetahui apa yang “sebenarnya” terjadi dalam suatu organisasi. Selentingan bisa memberikan gambaran kepada para manajer atau penyelia, sampai sejauhmana informasi formal itu mengalir, diterima oleh anggota-anggota organisasi. Informasi tersebut bisa berupa kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan, atau juga keputusan-keputusan yang mesti diambil oleh manajemen. Biasanya selentingan dibiarkan untuk beberapa waktu. Setelah diketahui apa permasalahan yang sebenarnya, barulah dilakukan suatu pertemuan untuk memberikan kejelasan tentang informasi yang beredar dan agak menyimpang itu. walau selentingan dibiarkan bebas bergerak untuk sementara waktu, tetapi harus tetap dimonitor.
Di beberapa organisasi atau perusahaan yang masih memegang budaya timur, tentu saja para bawahan masih segan atau sungkan untuk menyampaikan keberatan-keberatan mereka terhadap kebijaksanaan organisasi kepada atasan mereka. Pelampiasannya melalui komunikasi antaranggota-anggota organisasi dalam bentuk informal yaitu selentingan ini.
Cara penanganan terhadap informasi yang mengalir tentu saja berbeda-beda bagi tiap-tiap organisasi. Tetapi untuk hal ini mungkin bisa saja dijadikan sebagai contoh penanganan suatu masalah dalam organisasi. Jadi, penting bagi para manajer atau penyelia memahami dan membantu agar selentingan bermanfaat bagi organisasi.
Mungkin dari bahasan ini bisa ditarik kesimpulan, informasi yang sifatnya negatif belum tentu menghasilkan hal yang negatif juga. Itu tergantung bagaimana kita menangani dan menyikapi hal negatif tersebut!

- Penulis Dosen Tetap Stikom Wangsa Jaya Banten